把握需求从了解流程开始

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把握需求从了解流程开始
作者:IT168 阿峰                                                   

【IT168 专稿】需求驱动与流程驱动,是ERP发展过程中的两个不同时代提出的概念。但是,我认为需求与流程是双胞胎,没有什么本质的区别。或者说,更确切的说,把握需求应该从了解流程开始。撇开流程能够谈需求吗?不能。一方面企业需求种类繁多,非常零碎,没有流程这一条线把一个个细小的需求连接起来,那么需求将会很难管理。二是需求也是围绕流程展开的,或者说,需求只有在企业管理流程这个背景下,才具有现实意义。撇开流程谈需求,就好象撇开历史背景评论历史人物一样,很难做到“合理”这个基本的要求。

    所以,我认为,无论是流程驱动,还是需求驱动,要掌握企业的需求,必须要立足与企业的管理流程,利用管理流程这条线,来挖掘企业的需求。用比较专业的话来说,就是企业需求应着眼与流程、流程相对应的规章制度、流程相对应的算法、流程相对应的输入与输出、信息的传递等方面的内容。
    具体的说呢,把握需求从了解流程开始,主要要做到以下三个方面。
    一、 需求调研与流程梳理都会遇到一个深度的问题。
工人挖井的深度是有考究的。挖的太潜,井水不干净;挖的太深,井水含矿物质太多,不好喝。挖的不深不浅,井水才可以食用。

     需求调研与流程梳理也是同一个道理。流程梳理有一定的尺度,尺度深了就有点钻牛角尖了,不利需求的形成;尺度浅了,又不能详细反映用户的需求,也不能作为我们实施项目依据。因此,把握业务流程梳理的深度,是我们掌握业务需求的头等大事。

     一类是即重要又常用的流程。如销售定单流程、采购定单流程、应收应付帐款流程等等。这类流程企业在日常管理中经常需要用到,而且,这些管理流程也跟企业的资金直接挂钩。若把这些流程管理好了,就相当于把企业的大部分资产管理好了。所以,我们在在需求调研的时候,立足与这些流程,把这些流程相关的需求都整理好了,那么,需求调研的任务也就完成了一大半了。

    第二是重要且不常用的管理流程。如销售定单变更流程、采购定单变更流程、产品信息变更流程等等。这些管理相对,在企业中不经常发生,只有在一些特定的情况下,才会促发这些流程事件的发生。但是,这些事情一发生的话,若我们处理的不好,就会给企业带来比较大的损失。如销售定单变更流程。若客户提出销售定单的变更需求,我们没有及时把这定单的变更情况反馈给生产或者采购部门的外,所造成的损失只有企业自己来承担。所以,这些重要且不常用的流程,也直接关系到企业的利害得失。所以,跟这些流程相关的需求,也是我们重点要关注的需求。

    第三类是不重要且常用的流程。这些流程比较多,如销售部门的日报表流程、采购部门的供应商评估流程。这些流程对于ERP系统来说,价值不是很大或者对于企业来说,不会带来多大的收益的流程;但是确经常需要用到,有时候甚至每天都要发生。一般来说,在ERP项目的流程重组过程中,对于这些流程我们是“有则改之”态度。也就是说,遇到了就去关注一下,没有遇到的话,也就不用管他。跟这些流程相关的需求,我们也没有必要给予太过多的关注。

    第四类是不重要也不常用的流程。如供应商地址变更流程、单据格式变更流程等等。上过ISO项目的人一定清楚,ISO强调说写做一致。强调到什么程度呢?一个单据格式的修改,都需要一大通的程序。我个人认为,这是太过于形式化。在ERP项目中,对于单据格式调整等流程可以说是不屑一顾的。因为其不会给企业带来多大的价值,而且,一年也碰不到几次。针对这类流程的话,我们在ERP项目流程整理过程之中,碰都不用碰他。跟这些流程相关的需求,我们也可以放在一边。

    从以上的分析中,我们可以看出,只有立足与流程来对需求进行分类,来谈需求的主次性与需求调研的深度问题,才会变的清晰。不然的话,一个流程对应十几个需求,那数以百计的流程就对应成千上万的需求。这么多的需求,若没有流程的帮助,我们如何把握主次,如何把握需求调研的深度呢?而有了流程作为背景,先区分流程的深度级别,然后再讨论需求调研的深度问题,那么就变得简单多了。

二、 企业流程要与时俱进,业务需求也是如此。
    企业的流程体系是庞大而且复杂的,它往往随着企业的需要不断的完善与变更。在这个过程中,产生了很多精华的东西,凝聚着企业管理的智慧。但是,在这个完善的过程中,也产生了很多垃圾的内容。而这些垃圾的内容,企业没有及时抛弃掉。有些管理流程已经事过境迁,在企业现在的经营环境下,已经没有存在的必要了。但是,企业还是把他当作宝贝,每次新员工培训的时候,照本宣科的读一遍;而在现实中,却教育他们说这个流程已经过时了,不用管他。如此的培训,到何时才能作到标准化作业呢?

    所以,企业流程也要与时俱金,及时剔除过时的流程。这对于需求调研也是非常有必要的。
    一是我们是立足于流程来进行需求调研。我们在对企业开展需求调研的时候,往往是先拿着企业的管理流程,然后以这个流程为背景,询问用户在运行这支流程时,遇到了什么问题。此时,若企业的管理流程中,存在着比较多的已经废弃的管理流程,那么我们在做这个需求调研的时候,不是会做很多无用的工作吗。我们会以一些过时的流程为背景像用户询问需求,而因为这个流程已经失去了实际存在的意义,那么由此得出来的需求,也就没有任何的实际意义。

    二是流程变更了,需求也会随之变更。流程与需求是相互作用的,流程发生了变化,需求也会随之变变更。所以,若流程没有随着企业管理方式的变更而变更的话,那在这个过时的流程基础上反映出来的需求,也不会反映切要当前的实际状况。如我在客户进行需求调研的时候,经常会碰到这种情况。我找出企业的一个管理流程,让用户谈谈在做这个作业的时候,遇到什么问题。他们看了一下,笑着对我说,这是五百年前的东西了,现在已经不是怎么做了,现在的做法是什么什么。可见,这是实际管理变更了,但是,企业管理流程上没有进行变更。若我们用这个流程去给用户做需求调研,那得出来的需求当然是牛头不对马尾了。

                                                                   


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